Je vult de SWOT (en andere onderdelen van het Kaders Management Systeem document) in op basis van de huidige situatie. Het is een document die je jaarlijks maakt. Dus volgend jaar kopieer je deze en maak je een nieuwe versie op basis van de situatie zoals die dan is. 

Voor de volledigheid: de norm eist dat je zorgt dat de documentatie aansluit op de huidige situatie dus bij grote organisatorische wijzigingen binnen het jaar, zou je het document ook bij moeten werken. In de praktijk is één keer per jaar vaak voldoende om een goed beeld te geven en te voldoen aan de eisen van de norm.